Rozwój technologii cyfrowych znacząco wpłynął na rachunkowość i finanse, a jednym z najbardziej dynamicznie rozwijających się obszarów jest robotyzacja procesów biznesowych (Robotic Process Automation, RPA). Narzędzia RPA, określane także mianem „cyfrowych robotów” lub „botów”, pozwalają na przejmowanie powtarzalnych, rutynowych czynności księgowych, takich jak wprowadzanie danych, przetwarzanie faktur czy uzgadnianie kont.
Zastosowanie RPA wiąże się z obietnicą redukcji kosztów, zwiększenia efektywności oraz podniesienia jakości pracy poprzez eliminację błędów ludzkich. Jednocześnie wdrażanie tej technologii stawia przed organizacjami wyzwania związane z integracją systemową, zarządzaniem zmianą oraz koniecznością odpowiedniego przygotowania kadr.
Robotyzacja procesów biznesowych (RPA) jest definiowana jako technologia umożliwiająca projektowanie i wdrażanie oprogramowania naśladującego ludzkie działania w systemach informatycznych. W kontekście rachunkowości oznacza to wykonywanie czynności takich jak: księgowanie operacji finansowych, przetwarzanie dokumentów źródłowych (np. faktur), automatyczne uzgadnianie sald czy przygotowywanie raportów finansowych i controllingowych.
RPA wpisuje się w szersze zjawisko Business Process Automation (BPA) oraz koncepcję inteligentnej automatyzacji, która łączy RPA ze sztuczną inteligencją (AI) i uczeniem maszynowym (ML).
Badania wskazują, że wdrożenie RPA prowadzi do zwiększenia efektywności procesów finansowych, poprawy jakości danych oraz redukcji kosztów operacyjnych. Ponadto, automatyzacja umożliwia pracownikom skoncentrowanie się na zadaniach analitycznych i strategicznych, co wzmacnia rolę działów finansowo-księgowych w organizacjach.
Na rynku funkcjonuje wiele platform RPA, takich jak UiPath, Blue Prism, Automation Anywhere czy Microsoft Power Automate. W Polsce istotne znaczenie zyskały rozwiązania dostosowane do lokalnych wymagań podatkowych i sprawozdawczych.
| Narzędzie | Kluczowe funkcje | Integracja z systemami ERP | Przykłady zastosowań |
| UiPath | Automatyzacja faktur, OCR, ML | SAP, Oracle, Dynamics | Przetwarzanie faktur, uzgadnianie kont |
| Blue Prism | Workflow, compliance, audyt | SAP, JD Edwards | Zamykanie miesiąca, kontrola wewnętrzna |
| Automation Anywhere | Bot Store, analityka, AI integracja | Salesforce, SAP, Oracle | Raportowanie, obsługa dokumentów |
| Microsoft Power Automate | Integracja z Office 365, Power BI | Dynamics 365, SharePoint | Dashboardy, analizy BI |
Wybór narzędzia RPA powinien być determinowany m.in. przez: kompatybilność z istniejącymi systemami ERP, możliwość skalowania procesów, poziom wsparcia technicznego i społeczności użytkowników oraz koszty wdrożenia i utrzymania.
W badaniach empirycznych prowadzonych w polskich przedsiębiorstwach wskazano, że kluczowymi wskaźnikami sukcesu wdrożeń RPA są: redukcja czasu realizacji procesów nawet o 60–80%, spadek liczby błędów manualnych oraz zwiększona terminowość raportowania.
Pomimo licznych korzyści, wdrożenia RPA napotykają na bariery, takie jak: wysoki koszt początkowy inwestycji, opór pracowników wobec automatyzacji, konieczność modyfikacji procesów przed automatyzacją oraz ograniczona „inteligencja” robotów w porównaniu z AI.
Z badań przeprowadzonych na próbie 200 polskich przedsiębiorstw wynika, że największe zastosowanie RPA odnotowano w obszarach: przetwarzania faktur (70% firm), uzgadniania kont (52%) oraz zamykania miesiąca (48%).
Raport SIGMA (2024) wskazuje ponadto, że rośnie znaczenie RPA w raportowaniu zgodnym z wymogami regulatorów oraz w zakresie compliance, co świadczy o dojrzewaniu rynku i adaptacji narzędzi do bardziej złożonych zadań.
W najbliższych latach przewiduje się dalszą integrację RPA z systemami sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, co pozwoli na tworzenie tzw. inteligentnych robotów zdolnych do podejmowania decyzji i analizy danych w czasie rzeczywistym.
W literaturze zwraca się także uwagę na konieczność szkolenia kadr finansowych, aby mogły one pełnić rolę nie tylko użytkowników, lecz również współtwórców procesów automatyzacji.
Automatyzacja procesów księgowych przy użyciu RPA stanowi obecnie jeden z najważniejszych trendów w cyfryzacji finansów. Narzędzia te umożliwiają znaczącą poprawę efektywności operacyjnej, jakości danych oraz redukcję kosztów. Pomimo wyzwań związanych z wdrożeniem, takich jak bariery finansowe czy opór organizacyjny, korzyści przewyższają ograniczenia.
W przyszłości RPA w księgowości będzie coraz silniej powiązane z AI i ML, co otworzy nowe możliwości dla analityki finansowej i automatyzacji procesów o wyższym stopniu złożoności.