Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML – Anti-Money Laundering) stanowi jedno z kluczowych wyzwań współczesnych systemów finansowych. W ostatnich latach obserwujemy intensyfikację działań legislacyjnych Unii Europejskiej, które mają na celu ujednolicenie i wzmocnienie ram prawnych w tym obszarze. Szczególne znaczenie dla praktyki zawodowej księgowych i biur rachunkowych ma przyjęty w 2024 r. pakiet AML, obejmujący nowe rozporządzenie oraz dyrektywę, a także utworzenie europejskiego nadzoru AMLA (Anti-Money Laundering Authority). Nowe regulacje, które zaczną obowiązywać w 2025 r., znacząco poszerzają zakres odpowiedzialności księgowych, wymagając od nich nie tylko znajomości przepisów, ale również wdrożenia skutecznych procedur i dobrych praktyk w zakresie compliance.
W 2024 r. Unia Europejska przyjęła kompleksowy pakiet legislacyjny, obejmujący m.in. rozporządzenie AML, mające bezpośrednie zastosowanie w państwach członkowskich, oraz nową dyrektywę AMLD6, która zastępuje dotychczasowe przepisy implementowane w poszczególnych krajach.
Pakiet przewiduje ujednolicenie standardów w zakresie identyfikacji i weryfikacji klienta (KYC), oceny ryzyka oraz raportowania podejrzanych transakcji. Nowością jest również rozszerzona definicja beneficjenta rzeczywistego, która określa próg 25% udziałów jako kryterium ustalania kontroli właścicielskiej.
Od 2025 r. działalność rozpocznie nowy organ unijny – Anti-Money Laundering Authority (AMLA). Jego zadaniem będzie nadzorowanie podmiotów z sektora finansowego i niefinansowego, w tym biur rachunkowych, w zakresie przestrzegania wymogów AML. AMLA będzie uprawniona do nakładania sankcji oraz prowadzenia wspólnych kontroli wraz z organami krajowymi.
Księgowi zobowiązani są do stosowania procedur KYC w odniesieniu do wszystkich klientów, w tym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz spółek prawa handlowego. Proces obejmuje: zebranie danych identyfikacyjnych, weryfikację dokumentów tożsamości, ustalenie beneficjenta rzeczywistego, ocenę profilu ryzyka klienta.
Każdy podmiot zobowiązany powinien przeprowadzać ocenę ryzyka prania pieniędzy związanego z prowadzoną działalnością oraz charakterem klientów. Ocena ta musi być aktualizowana w przypadku zmiany okoliczności (np. zmiany struktury właścicielskiej spółki klienta).
Księgowi mają obowiązek niezwłocznego zgłaszania do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) wszelkich transakcji, które mogą nosić znamiona prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Nowe przepisy nakładają obowiązek raportowania również transakcji o charakterze nietypowym, nawet jeśli nie przekraczają one ustalonego progu kwotowego.
Od 2025 r. ustawodawca wprowadza obowiązek regularnych szkoleń AML dla wszystkich pracowników biur rachunkowych, mających kontakt z klientami lub transakcjami. Brak udokumentowanych szkoleń może zostać uznany za naruszenie obowiązków ustawowych.
Definicja beneficjenta rzeczywistego, ujęta w pakiecie AML 2024, zakłada, że za osobę kontrolującą uznaje się każdego, kto posiada co najmniej 25% udziałów lub praw głosu w spółce. Zmiana ta ma na celu uproszczenie i ujednolicenie praktyki w państwach członkowskich, choć w literaturze wskazuje się, że próg 25% może nadal umożliwiać ukrywanie faktycznych struktur właścicielskich.
Wdrożenie jasnych i spójnych procedur AML, obejmujących identyfikację, monitoring i raportowanie, stanowi podstawę efektywnego systemu zgodności.
Każda czynność związana z KYC, oceną ryzyka czy zgłoszeniem transakcji powinna być szczegółowo udokumentowana. Dokumentacja ta stanowi kluczowy dowód należytej staranności księgowego w przypadku kontroli.
Nowoczesne systemy informatyczne wspierające identyfikację klienta, analizę ryzyka i automatyczne monitorowanie transakcji stają się standardem w praktyce księgowej. Digitalizacja pozwala na ograniczenie błędów ludzkich oraz zwiększenie efektywności procesów AML.
Wdrażanie procedur ochrony sygnalistów (whistleblowers) staje się obowiązkiem biur rachunkowych. Pracownicy muszą mieć możliwość anonimowego zgłaszania naruszeń bez obawy o konsekwencje zawodowe.
Badania wskazują, że w Polsce stopień przygotowania biur rachunkowych do wdrożenia nowych regulacji AML jest zróżnicowany. Część dużych podmiotów już od kilku lat stosuje zaawansowane procedury KYC oraz narzędzia cyfrowe, natomiast mniejsze biura wciąż opierają się na manualnych metodach oceny ryzyka.
Na tle innych państw UE Polska wyróżnia się relatywnie niskim poziomem sankcji finansowych nakładanych za naruszenia AML. Nowe regulacje, wraz z działalnością AMLA, mogą doprowadzić do zacieśnienia praktyki nadzorczej i zwiększenia kar.
Nowe regulacje AML, które wejdą w życie w 2025 r., w istotny sposób zmieniają rolę i obowiązki księgowych w Polsce. Pakiet AML UE, wraz z działalnością AMLA, nakłada na biura rachunkowe szereg wymogów dotyczących identyfikacji i weryfikacji klientów, oceny ryzyka, zgłaszania transakcji oraz prowadzenia szkoleń.
Księgowi powinni wdrożyć dobre praktyki, takie jak stosowanie nowoczesnych narzędzi cyfrowych, opracowanie jasnych procedur wewnętrznych, dokumentowanie czynności oraz zapewnienie ochrony sygnalistów. Tylko kompleksowe podejście do compliance pozwoli ograniczyć ryzyko sankcji oraz wzmocni zaufanie do zawodu księgowego.